¿Has es cuchado alguna vez la expresión "el tiempo es oro"?.
En pocas áreas es esta ideas tan innegable como en el manejo de un negocio. El uso que le des a tu tiempo determina tanto tus ingresos personales como también el éxito y crecimiento de tu empresa. De hecho, como emprendedor, el recurso mas importante a tu disposición es tu tiempo.
Parte del problema es que cuando alguien comienza con su propio negocio con frecuencia debe atender a todas las necesidades y actividades de la empresa. Se convierte en el "todero", hace de todo. Es quien contesta el teléfono, efectúa los depósitos en el banco, atiende a los clientes, realiza las presentaciones de su negocio y les hace seguimiento, se encarga de la limpieza de la oficina, se encarga de los inventarios y hasta repara las instalaciones eléctricas si fuese el caso.
Lo importante es que con el tiempo empiezan a comprender que no todas estas actividades influyen en la generación de ingresos de su negocio de igual modo y decide dedicarse a prestar mayor atención a como y donde invertir su tiempo de la manera mas eficiente y productiva
Para entender mejor las diferentes actividades de tu negocio, agruparlas en categorías generales.
Por ejemplo:
° Actividades administrativas: Recepción : Manejo de inventarios, funciones de oficina, archivos de documentos, envíos, etc.
° Actividades financieras: Contabilidad: cuentas bancarias, cobros, pago de impuestos
° Actividades comerciales: Ventas: presentaciones del negocio, búsqueda de nuevos prospectos y clientes, seguimiento, atención y servicio al cliente.
La vida del negocio esta ligada directamente al éxito en tareas como las ventas, la generación de mas negocios y la identificación de nuevos clientes y prospectos. Estas son las labores en las que deberás emplear la mayor cantidad de tu tiempo mas productivo.
IGNORAN EL VALOR DE UNA HORA DE SU TIEMPO
Empecemos con una premisa básica: Como empresario, tu siempre estas en posibilidad de determinar tus ingresos. ¿Por que? Porque tu salario esta basado en los ingresos de la empresa y estos dependen del volumen de ventas y nuevos negocios que generes.
De manera que la educación es relativamente sencilla: Si tu salario es un porcentaje total de las ventas que genera tu empresa, el incrementar los ingresos de tu negocio te permitirá aumentar tus entradas personales. Ten presente que es imprudente e insensato asignarte un salario igual al total de los ingresos de tu negocio, ya que de ellos sale todo el capital para cubrir todos los demás gastos operativos.
Así que determina cuánto dinero deseas estar ganando (tu salario personal), teniendo en cuenta, tanto tus gastos y necesidades básicas como tus sueños y metas personales a corto y largo plazo.
CONFUNDEN ACTIVIDAD CON RESULTADOS
Quizá uno de los errores mas comunes en el que muchos empresarios caen, asumen que estar ocupados es sinónimo de productividad. De hecho, cuando te preguntas que tan productivo eres en tu negocio, a lo que en verdad te refieres es a los resultados que estas obteniendo por el tiempo invertido.
De acuerdo con la siguiente formula, la productividad aumenta cuando existe una reducción en los recursos utilizados para lograr un objetivo especifico o cuando incrementas las ganancias sin aumentar los recursos utilizados:
Productividad=
Resultados generados / Recursos Utilizados
Cuando se habla de resultados, quiere decir a logros medibles y específicos que reflejan las metas y objetivos de la empresa. Por esta razón, otra manera de medir la productividad es a partir de la eficiencia y efectividad de las tareas realizadas.
Productividad=
Efectividad x Eficiencia
Mientras que la eficiencia es simplemente hacer bien lo que estés haciendo en un determinado momento, sin importar que tan importante sea para el éxito de tu negocio, la efectividad requiere que evalúes primero que es lo que deberías estar haciendo de acuerdo con tus prioridades y tu plan de negocios y entonces si actuar.
SACRIFICAN LO IMPORTANTE POR LO TRIVIAL
Si deseas saber cuales son tus prioridades mas importantes tienes que examinar en que actividades empleas tu tiempo. Es posible hablar hasta el cansancio de lo importante que es el cuidado de la salud, pero si no prestas atención a lo que comes ni ejercitas tu cuerpo, tus acciones estarán expresando mucho mas que tus palabras.
Sin embargo, para saber con absoluta certeza que funciones son en realidad importantes y como diferenciarlas de las llamadas "urgencias" que no siempre son importantes, primero es necesario saber la diferencia entre lo urgente y lo importante.
La palabra "importante" esta reservada para aquellas actividades que están íntimamente ligadas al logro de las metas y objetivos del negocio. Todo lo que te lleve mas cerca de la realización de tu meta ( ventas, clientes y asociados, expansión del mercado, etc.) Es importante ya que influye en el éxito de tu empresa.
Del otro lado la palabra "urgente" se refiere a todo aquello que exige una atención o respuesta inmediata,pero que puede o no tener una importancia real. El día normal de un empresario suele estar colmado de actividades, diligencias y diversas tareas y con diferente grado de importancia y urgencia. La importancia de ciertas actividades es indiscutible; algunas exigen atención inmediata pero su importancia es cuestionable, mientras otras no gozan de la una ni de la otra.
Todas las actividades pertenecen a una de las tres categorías que se encuentran a continuación.
1- Las trivialidades
En esta categoría se encuentran todas las acciones que carecen tanto de sentido de urgencia como de importancia real; superficialidades que lo único que logran es disipar tu tiempo. los malos hábitos como la lectura fútil, los chismes, el desperdiciar el di frente al televisor o navegando sin rumbo por la Internet, son algunas de las muchas actividades a las cuales les dedicamos parte del día a pesar de carecer de importancia o urgencia. Por alguna razón muchas personas sucumben ante estas trivialidades sin entender que al derrochar su tiempo están disipando su bien mas valioso.
2- Las urgencias
El diccionario define la palabra urgente como aquello que necesita ser solucionado de inmediato. Desde ese punto de vista se pudiera pensar que toda actividad urgente es apremiante y responde a una necesidad prioritaria e ineludible, pero no siempre es así. No todo lo que clama por una pronta atención es significativo. De hecho, una gran mayoria de las actividades que se encuentra en esta categoría son distracciones que por lo general no están asociadas con nada prioritario y carecen de toda importancia.
3- Las prioridades
Esta categoría se encuentran todas aquellas actividades fundamentales para el logro de tu éxito. Acciones que gozan de gran importancia pero que por alguna razón no siempre están demandando la atención apremiante y obligatoria de que gozan las urgencias. Son actividades importantes pero no precisamente urgentes . El fijar metas es un muy buen ejemplo. Es una de esas acciones esenciales para el éxito que pese a su indiscutible importancia no te esta presionando a todo momento para que la realices. Y es debido a que estas actividades no te están forzando para que las lleves a cabo, que suelen pasar desapercibidas, ser pospuestas o en el peor de los casos, ser completamente ignoradas.
"Si quieres ser exitoso, no solo en los negocios sino en cualquier área, asóciate con gente exitosa y optimista que posea metas claras y se este moviendo hacia adelante."
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